Rechtssichere Archivierung von Dokumenten

Rechtssichere Archivierung von Dokumenten

die meisten Unternehmen sind sich bis heute nicht bewusst darüber, dass auch elektronische Dokumente seit geraumer Zeit rechts- bzw. revisionssicher archiviert werden müssen. Hierunter fallen sämtliche geschäftsrelevanten Unterlagen inkl. des dazugehörigen E-Mailverkehrs.
Je nach Art der Unterlagen liegen die Aufbewahrungsfristen für solche Dokumente bei 6 bzw. 10 Jahren. Genauere Angeben zu den Aufbewahrungsfristen sind hier zu finden.

Um der Rechts- bzw. Revisionssicherheit im Sinne des Gesetzgebers zu genügen müssen die elektronischen Archivierungssysteme eine Reihe von Anforderung erfüllen.

Hierzu zählen u.A.:

  • Ordnungsmäßigkeit
  • Vollständigkeit
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  • Sicherung vor Verlust
  • Nutzung nur durch Berechtigte
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Dokumentation des Verfahrens
  • Nachvollziehbarkeit
  • Prüfbarkeit

Nachdem die Anforderungen an solche Archive von Unternehmen zu Unternehmen stark differieren können gibt es mittlerweile auf dem Markt eine Reihe von Anbietern mit zertifizierten bzw. TÜV-geprüften Archivsystemen für die unterschiedlichsten Anwendungsszenarien.

Besonders bei Kleingewerbetreibenden und Einzelunternehmen mit schlanker, überschaubarer IT-Infrastruktur und Mitarbeiterzahl steht in dem Zusammenhang die E-Mail-Archivierung im Fokus, da die Hauptgeschäftskommunikation sowie der Versand von Kunden- bzw. der Erhalt von Lieferantenrechnungen meist auf diesem Weg erfolgt. Auf dem Markt sind genau für diesen Einsatzbereich einige relativ kostengünstige Lösungen verfügbar, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und bei Bedarf um Zusatzmodule ergänzt werden können. Sie können sowohl in Kombination mit bestehenden Mailservern wie einem Microsoft Exchange Server© oder dem Kerio Connect Mailserver© als auch mit Mailclients wie Microsoft Outlook© eingesetzt werden.

Wenn Sie sich nicht sicher sind in welchem Umfang diese Regelung auf Sie und Ihr Unternehmen zutrifft sollten Sie das Thema mit Ihrem Steuerberater besprechen, damit eine passende Lösung in Ihrem Unternehmen etabliert werden kann.

 

Quelle: Wikipedia